Entrevistas De Trabajo

Preguntas y respuestas de la entrevista de asistente administrativo

Auxiliar administrativo por telefono

••• AAGAMIA / Banco de imágenes / Getty Images

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Cuando estás entrevistando para un trabajo de asistente administrativo , el entrevistador querrá saber qué tan relevantes son sus calificaciones para el puesto y cómo encajaría en la empresa y el departamento.

Porque el trabajo requiere ambos administrativo y interpersonales habilidades, los gerentes de contratación a menudo le preguntarán sobre los atributos específicos que tiene que lo califican para el puesto, así como sus habilidades interpersonales menos cuantificables.

Preparándose para la entrevista

Una de las formas de prepararse es analizar la descripción del trabajo para tratar de tener una idea de si hay un trabajo en particular. Conjunto de habilidades en el que se centra el puesto.

Por ejemplo, ¿hay énfasis en la planificación de viajes, la coordinación de proyectos, la programación de reuniones diarias, la asistencia personal o cualquier otra cosa?

Asegúrese de enfatizar su experiencia más relevante al responder preguntas de la entrevista de trabajo específico .

Haga una lista de las habilidades mencionadas en el anuncio de trabajo y siéntase libre de agregar algunas otras que crea que podrían aplicarse también. Luego eche un vistazo a sus propias habilidades administrativas y de oficina, y hacer coincidir sus calificaciones con el trabajo .

Esto le ayudará a adaptar sus respuestas de la manera más relevante para el puesto específico.

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Mire ahora: Cómo responder 4 preguntas comunes para trabajos administrativos

Consejos para manejar la entrevista

Es importante tener en cuenta que la discusión probablemente irá más allá de lo interpersonal. habilidades blandas , como sus habilidades de comunicación, habilidades de organización o puntualidad. Deberías estar listo para hablar de habilidades duras , también.

Esté preparado para hablar sobre programas de software

Dado que muchos puestos de asistente administrativo requieren el uso frecuente de software específico, es posible que deba analizar los diversos programas con los que ha trabajado, cómo ha utilizado estos programas y su nivel de experiencia.

Me encanta usar la tecnología y aprender sobre nuevos programas. También tengo una habilidad especial para enseñar a compañeros de trabajo que pueden no ser tan expertos en el uso de sistemas. En mi último trabajo en Kent Associates, me ofrecí como voluntario para revisar los sistemas de gestión de proyectos para el equipo de profesionales que apoyaba. Mi jefe aprobó mi recomendación y trajimos un sistema basado en la web, Asana, que nos ayuda a rastrear proyectos y compartir información en una plataforma web.

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Soy la persona de referencia en la oficina para las diapositivas de PowerPoint y disfruto ayudar a nuestro personal de ventas a sorprender a los clientes con sus presentaciones. También soy un usuario avanzado de Excel y creo macros complejas para preparar proyecciones presupuestarias para propuestas de proyectos.

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Sus respuestas serán más impresionantes si proporciona anécdotas específicas que ejemplifiquen su dominio de las herramientas y los procesos administrativos.

Esté preparado para discutir los procesos administrativos

Debe estar preparado para discutir su flujo de trabajo y procesos administrativos en puestos anteriores. Como profesional administrativo, no debe haber Dudo que seas organizado y detallista. Tu entrevistador querrá saber cómo manifiestas estas cualidades en tu flujo de trabajo diario.

Las habilidades organizativas y la atención al detalle se encuentran entre mis activos más fuertes. He prosperado en situaciones en las que puedo poner orden en proyectos complejos. Por ejemplo, anteriormente apoyé a ocho profesionales que estaban planificando eventos promocionales para clientes. Desarrollé una plantilla para realizar un seguimiento de los objetivos y el progreso de cada proyecto y la configuré en un disco compartido para que todos los miembros del personal involucrados pudieran realizar un seguimiento de su progreso con respecto a los proyectos y eventos del equipo.

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Cuando trabajaba para Alfred Group, creé un manual de procedimientos que describía los pasos necesarios para procesar las solicitudes de préstamo y luego lo subí en línea para que todos los oficiales de crédito pudieran seguir los mismos procedimientos.

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Siempre responda positivamente

Sea consciente de su comportamiento a lo largo de la entrevista. Sonría, mantenga el contacto visual con su entrevistador y hable con un tono de voz entusiasta (aunque tranquilo y confiado).

Dado que los asistentes administrativos a menudo interactúan muy de cerca con las personas para las que trabajan, es esencial ser positivo, profesional y cortés en todo momento.

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Querrá que el entrevistador no tenga ninguna duda de que trabajar con usted sería una experiencia agradable.

Trabajé en la recepción de nuestra agencia, y era fundamental dar una primera impresión positiva a los clientes actuales y potenciales. Soy una persona natural que 'puede hacer', y mis reseñas han elogiado regularmente mi orientación al servicio al cliente.

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La empresa encuesta a los clientes después de las interacciones, y mi nombre aparece constantemente como un miembro del personal servicial, agradable y profesional. Mi jefe ha comentado con qué frecuencia los clientes preguntan por mí cuando llaman a la oficina para pedir ayuda.

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Preguntas y respuestas de la entrevista de asistente administrativo

Mientras se prepara, puede ser útil revisar las preguntas que le puedan hacer. Piense un poco en cómo enmarcar una respuesta, destacando experiencias específicas y éxitos de trabajos anteriores.

Preguntas para hacerle al entrevistador

También deberías hacer algunos investigación sobre la empresa y esté preparado para hacer preguntas pertinentes cuando surja la oportunidad.

Puede ser útil formular algunas preguntas con anticipación que podría hacer o discutir más a fondo si no tuvo la oportunidad antes en la entrevista.

A menudo, esto será cerca del final de la entrevista, por lo que es importante dejar una buena impresión en los entrevistadores. Una excelente manera de hacerlo es mostrar su interés y preparación para la entrevista de trabajo vinculando las preguntas que le hicieron con algunas preguntas propias.

  • ¿Cuáles son las responsabilidades de este puesto?
  • ¿Puede describir un día típico (semana) en este departamento?
  • ¿Cuáles son los puntos fuertes de este departamento? ¿Cuáles son las debilidades?
  • ¿Qué dirían tus asistentes anteriores que fue la mejor parte de trabajar para ti? ¿Qué dirían que fue lo peor?
  • ¿En qué dirección ve la empresa en los próximos cinco años? ¿Sientes que hay alguna amenaza para su éxito?
  • ¿Por qué su último asistente dejó el puesto? ¿Cuáles eran sus puntos fuertes? ¿Cuáles eran sus debilidades? ¿Qué está haciendo ahora?
  • ¿Qué atributos tenía tu mejor asistente? ¿Qué hay de tu peor asistente?
  • ¿Con qué frecuencia se realizan las revisiones de desempeño? ¿Quién los conduce?
  • ¿Qué habilidades son más importantes para usted en un asistente administrativo?
  • ¿Cómo premia y anima a las personas que trabajan en su departamento?
  • ¿Hay algún problema de producción en curso en este departamento?
  • ¿Cómo ha tratado los problemas de personal en el pasado?
  • ¿Cuáles son algunos de los mayores desafíos para una persona en este puesto?
  • ¿Cuál es el aspecto más gratificante de esta posición, en su opinión?
  • ¿Usted (la empresa/departamento) apoya la membresía de asociaciones profesionales y el desarrollo profesional continuo?
  • ¿Cuál describiría como el rol del personal administrativo en esta oficina?
  • ¿Se esperan horas extras o horas de fin de semana?
  • ¿Qué es lo que más le gusta de trabajar para esta empresa? ¿Hay algún cambio que harías?
  • ¿Qué es lo que menos te gusta de trabajar aquí?
  • ¿Anima al departamento a trabajar en equipo o se concentra más en las contribuciones individuales?

Esté preparado para más preguntas de la entrevista de trabajo

Además de las preguntas de la entrevista específicas del trabajo, también se le harán preguntas más generales sobre su historial laboral, educación, fortalezas, debilidades, logros, metas y planes.

Aquí hay una lista de los preguntas de entrevista mas comunes y ejemplos de respuestas.