Las 10 mejores formas de hacer que una reunión remota sea efectiva
Utilice estos consejos para mejorar sus reuniones remotas
Antes de la crisis del coronavirus, las empresas decidían solas si querían empleados para trabajar de forma remota o tener un requisito de asistencia a la oficina a tiempo completo. De repente, el mundo se puso patas arriba y la mayoría de las empresas debieron cambiar y adaptarse a un modelo de trabajo remoto.
Sin embargo, incluso cuando las órdenes de quedarse en casa finalmente lleguen a su fin, saber cómo llevar a cabo una reunión remota de manera efectiva seguirá siendo una gran habilidad para poseer. También es probable que esta experiencia de trabajo remoto, al menos parte del tiempo, si no todo, haya obtenido algunos seguidores. Aquí hay 10 formas de ayudarlo a que sus reuniones remotas sean más efectivas.
Necesita excelentes herramientas tecnológicas
Cuando trabajas dentro de un cultura de traer su propio dispositivo (BYOD), las personas tendrán una variedad de sistemas y capacidades. Sin embargo, es posible que sus empleados no tengan lo que necesitan para participar en una videoconferencia exitosa. Considere estandarizar las computadoras portátiles, o al menos establecer un estándar mínimo para que las videoconferencias sean claras y efectivas.
Querrá tener varios tipos de tecnología que se acuerden para reuniones remotas para que los empleados sean eficientes y experimentados. Esto también puede significar invertir en auriculares de calidad, que pueden ayudar a bloquear el ruido de fondo y evitar los comentarios de otros en la videollamada.
Apéguese a los conceptos básicos de reuniones exitosas para reuniones remotas
Las conversaciones paralelas y las charlas antes de que comience una reunión cara a cara son comunes, pero no siempre funcionan tan bien en situaciones virtuales. Los expertos en reuniones Bob Frisch y Cary Greene sugieren tener una estructura formal, un facilitador asignado, una agenda y límites de tiempo establecidos para que su reunión virtual funcione sin problemas.
Como con cualquier reunión exitosa , también deberá ser sincero acerca de la razón por la que está convocando, el objetivo y cómo espera que se vea la decisión, el resultado o los resultados después.
No subestimes el factor de socialización
Existen varias razones por las que los empleados remotos pueden querer realizar reuniones: compartir información, intercambiar ideas sobre soluciones, coordinar actividades y, en general, formar el equipo. Pero una razón importante para realizar una reunión remota es la socialización. Los equipos ubicados remotamente necesitan construir lazos sociales para trabajar mejor juntos. En este momento, es posible que deba realizar más reuniones que en tiempos 'normales' porque muchas personas se sienten aisladas y desconectadas entre sí.
'Cuanto más pueda crear un sentido de comunidad en este momento, mejor para la salud emocional y el desempeño laboral de todos', dice autor y el ejecutivo de la agencia digital Howard Tiersky. 'Una reunión bien dirigida puede ser un punto brillante en un día triste y deprimente'.
Una actividad o rompehielos virtual también lo ayudará a comenzar la reunión remota con una nota positiva y alentará una transición sensata hacia el tema principal mejor que una charla ociosa. Incluso un rompehielos divertido ayuda calentar la conversación del grupo.
Silenciar cuando sea necesario
Los ruidos de fondo, como las personas que toman notas en sus computadoras portátiles, agregan un ruido tremendo a una reunión virtual. Recuerde a los participantes que silencien si van a escribir (a menos que estén hablando) o si tienen otro ruido de fondo, como niños, televisores, tráfico y mascotas.
Comparte tus reacciones
Aunque puede ver a los miembros de su equipo, cuantas más personas haya en la reunión remota, menos podrá ver las señales faciales de los demás y leer el lenguaje corporal: componentes esenciales de la comunicacion en tal ambiente. Esto puede conducir a una experiencia incómoda.
Con personas en silencio, junto con la falta de lenguaje corporal y la incomodidad general de la situación de la reunión remota, puede tener problemas para saber cómo responde la gente.
Si alguien hace un chiste, di en voz alta: 'Es gracioso porque es posible que no vean tu sonrisa ni escuchen tu risa.
Tenga un código de vestimenta para reuniones remotas
Trabajar en casa generalmente hace que la jornada laboral sea más relajada, pero algunas personas llevan la moderación demasiado lejos. Por ejemplo, un juez en Florida tuvo que recordarles a los abogados que se levantaran de la cama para las audiencias judiciales virtuales y que se pusieran ropa normal. Asegúrese de que sus empleados conozcan la empresa expectativas para su atuendo de negocios .
Dar a todos los asistentes la oportunidad de hablar
En una reunión regular, puede esperar que las personas hablen cuando sea necesario. Debido a la falta de señales sociales y el silenciamiento recomendado, las personas pueden tener dificultades para decir lo que necesitan decir. El facilitador o líder de la reunión debe preguntar a las personas específicamente para hablar o dar a todos los participantes la oportunidad de dar su opinión o compartir ideas.
En una reunión remota, algunos empleados se sienten más cómodos hablando y no desea permitir que nadie domine. Por lo tanto, el facilitador puede querer llamar a las personas por su nombre para permitir que cada miembro del equipo se comunique.
Utilice la función de chat y las capacidades de video de la herramienta
Si su herramienta de reunión virtual tiene una función de chat, dígale a la gente que la use. La ventana de chat es un lugar valioso para anotar ideas importantes y hacer preguntas sin interrumpir al presentador.
También puede pedirles a los asistentes a la reunión remota que enciendan el componente de video de la herramienta o la computadora portátil. Esta es una forma útil de ayudar a las personas a mantenerse concentradas y participar de manera efectiva en una reunión remota.
Si pueden verse, sabrán si su compañero de trabajo participa o no en la reunión. Si utiliza el contacto visual, pida a los participantes que se sienten en un área de su hogar que sea serena y que no distraiga visualmente.
No tenga miedo de abordar los problemas difíciles durante una reunión remota
Como aluden Frisch y Greene de Harvard Business Review, puede ser tentador sugerir que todos esperen hasta estar de regreso en la oficina para abordar ciertos problemas urgentes. Pero debe abordar los temas de preocupación de hoy ahora. Aplazar los problemas les permite acelerar , lo que es contraproducente para el éxito empresarial.
Tratar a las personas con amabilidad y respeto
Si bien las personas tienden a ser más conscientes de sí mismas frente a la cámara que en las conversaciones cara a cara, mostrar cortesía siempre es un buen consejo para cualquier tipo de reunión. No critique a las personas por la iluminación, la ubicación de la cámara u otro problema visual durante la reunión. El momento de corregir esas cosas es antes de la reunión, uno a uno.
La línea de fondo
Con suerte, estos consejos ayudarán a que sus reuniones remotas sean más efectivas y valiosas. No solo deben servir como una herramienta para ayudar a sus empleados a sentirse más cómodos sentados frente a una cámara y participando, sino que también deben fortalecer su capacidad para conducir y administrar el flujo de la conversación. Y, como muchos desafíos laborales anteriores, sus reuniones virtuales mejorarán con el tiempo, la práctica, la persistencia y la paciencia.
Fuentes de artículos
Revisión de negocios de Harvard. ' Lo que se necesita para llevar a cabo una gran reunión virtual .' Consultado el 22 de abril de 2020.
Buceo de recursos humanos. ' Interactuar intencionalmente: cómo RRHH puede fomentar reuniones en línea efectivas .' Consultado el 22 de abril de 2020.
C ª. ' La solicitud de un juez destaca por qué necesita un código de vestimenta de teletrabajo .' Consultado el 22 de abril de 2020.